متطلبات دليل تتبع الأغذية والأعلاف على كامل سلسلة الامداد

يهدف هذا الدليل إلى تمكين المنشآت الغذائية والعلفية في المملكة العربية السعودية من تطبيق نظام تتبع فعال، بما يضمن سلامة ومأمونية الغذاء والأعلاف عبر كافة مراحل السلسلة الغذائية أو التداول. وقد استُند في إعداده إلى الأحكام النظامية ذات الصلة، في نظام الغذاء الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/١) وتاريخ ٠٦/٠١/١٤٣٦هـ واللائحة التنفيذية لنظام الغذاء المعدلة بموجب قرار مجلس إدارة الهيئة برقم (٤٤/٤) وتاريخ ١٤/٠٦/١٤٤٦هـ ونظام الأعلاف الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/٦٠) وتاريخ ٢٣/٠٩/١٤٣٥هـ واللائحة التنفيذية لنظام الأعلاف الصادرة بقرار من مجلس إدارة الهيئة برقم (٢-١٦-١٤٣٩) وتاريخ ٠٩/٠٤/١٤٣٩هـ

  حيث: -

 نصت المادة الثامنة عشر من نظام الغذاء على أنه: "يجب على المنشأة الغذائية أن تكون قادرة على التعرف على مصدر الغذاء الذي تحت إشرافها، وتحديد المنشآت الغذائية التي تمدها به، وتزويد الهيئة بالمعلومات المطلوبة إذا تطلب الأمر ذلك".

 نصت المادة الحادية والخمسون من اللائحة التنفيذية لنظام الغذاء على "يجب على المنشأة الغذائية أن تكون قادرة على تتبع الغذاء وتزويد الهيئة بالمعلومات التي تطلبها وفقا لما يأتي:

1. وضع دليل تتبع للغذاء خاص بها يتضمن الحد الأدنى لمتطلبات دليل تتبع الغذاء المعتمد لدى الهيئة على أن يشتمل على الآتي:

- إجراءات تكفل معرفة مصادر الغذاء، ومعرفة المنشآت التي تمدها به.

- تدوين جميع العمليات التي تتم على الغذاء في جميع مراحل التداول التي تندرج تحت إشرافها.

- تدوين جميع المواد الخام والمضافات الداخلة في تركيب الغذاء ومصادرها، بما في ذلك مواد التعبئة والتغليف.

2. التزام المنشأة بتطبيق النظم الخاصة بتتبع الغذاء خطوة واحدة للأمام وخطوة واحدة للخلف (بما فيها سجلات المصنع أو المورد وأماكن العرض والبيع).

3. سجل المعلومات الخاصة بالموردين والغذاء المورد منهم -خطوة واحدة للخلف، تتضمن اسم المورد وعنوانه وتاريخ الاستلام وطبيعة المنتجات المستلمة وكمياتها وبيانات نقلها وتخزينها وأي معلومات أخرى تراها الهيئة ضرورية. 

4. سجل المعلومات الخاصة بالعملاء والغذاء المورد لهم -خطوة واحدة للأمام- تتضمن اسم العميل وعنوانه وتاريخ التسليم وطبيعة المنتجات المسلمة وكمياتها وبيانات نقلها وتخزينها وأي معلومات أخرى تراها الهيئة ضرورية.

5. معلومات الغذاء المتداول بما في ذلك اسم الغذاء وعلامته التجارية والرقم التعريفي للمنتج (الباركود) إن وجد وحجم المنتج ووزنه وتاريخ الإنتاج وانتهاء الصلاحية ورقم الدفعة وغير ذلك من المعلومات اللازمة للتعرف عليه وتتبعه".

 نصت المادة الثانية عشر من نظام الأعلاف على أنه: "وضع إجراءات للتعرف على الأعلاف التي تحت إشرافها لمعرفة مصادرها والمنشآت التي تمدها به وفقاً لما يلي: “يجب على المنشأة ما يأتي: ٣- أن تكون قادرة على التعرف على مصدر الأعلاف الذي تحت إشرافها، وأن تكون قادرة على تحديد المنشآت التي تمدها به، وتزويد الهيئة بالمعلومات المطلوبة إذا تطلب الأمر ذلك"

 نص البند (ثالثاً) من المادة الثانية عشرة من اللائحة التنفيذية لنظام الأعلاف على: "التعرف على مصدر الأعلاف الذي تحت إشرافها، وتحديد المنشآت التي تمدها بها، وتزويد الهيئة بالمعلومات المطلوبة إذا تطلب الأمر ذلك. على المنشأة وضع إجراءات للتعرف على الأعلاف الذي تحت إشرافها لمعرفة مصادرها والمنشآت التي تمدها به وفقاً لما يلي:

1. تضع المنشأة دليلاً خاصاً بها لإجراءات تتبع الأعلاف.

2. استخدام دليل تتبع الأعلاف المعتمد من الهيئة كحد أدنى لمتطلبات إجراءات التتبع لمنتجاتها العلفية.

3. توثق المنشأة جميع العمليات (الإجراءات) التي تتم على منتجاتها في جميع مراحل التداول التي تحت إشرافها.

4. توثق المنشأة جميع المواد الخام والإضافات الداخلة في تركيب منتجاتها ومصادرها بما في ذلك مواد التعبئة والتغليف.

5. التأكد من كفاية إجراءات التتبع لديها ومراجعتها بشكل دوري وتحديثها للتأكد من كفايتها وتطبيقها بالشكل المطلوب.

6. حفظ سجلات ومستندات تتبع منتجاتها والإبقاء عليها لمدة لا تقل عن 180 يوماً بعد انتهاء فترة صلاحية تلك المنتجات.

7. أن تتضمن سجلات التتبع للشركة كحد أدنى المعلومات التالية: -

أ‌. معلومات المنتج بما في ذلك اسم المنتج والعلامة التجارية ورقم التشغيلة وحجم ووزن المنتج وتاريخ الإنتاج وانتهاء الصلاحية ورقم الدفعة وغير ذلك من المعلومات بحيث يمكن التعرف على المنتج وتتبعه.

ب‌. مكونات الأعلاف التي تصنعها المنشأة ومصادر جميع مكوناتها بما في ذلك مواد التعبئة والتغليف.

ت‌. عنوان منشأة التصدير والإنتاج أو التصنيع أو المعالجة النهائية والتعبئة.

د‌. اسم وعنوان المنشأة التي تم بيع (تسليم) المنتج لها.

ذ‌. كمية المنتج المباع (المُسلم) لكل منشأة.

و‌. أماكن وظروف تخزين المنتج داخل المنشأة وبيانات عملية النقل والتوزيع.

8. تزود المنشأة الهيئة بكافة المعلومات عن تتبع منتجاتها وسجلات المعلومات المرتبطة بها في حال طلب منها ذلك.

9. تقوم الهيئة بالتأكد من قيام المنشأة بوضع وتطبيق إجراءات تتبع لمنتجاتها في مراحل التداول التي تشرف عليها.​

تحديد الحد الأدنى لمتطلبات دليل تتبع الغذاء والاعلاف على طول مراحل السلسلة الغذائية أو مراحل تداول الأعلاف الواجب توفيره في كل منشأه غذائية أو علفية بناء على نظام الغذاء ونظام الأعلاف.​

جميع المنشآت الغذائية والعلفية ​

إضافة إلى التعريفات الواردة في نظام الغذاء ولائحته التنفيذية ونظام الأعلاف، يقصد بالألفاظ والعبارات الواردة أدناه المبينة أمام كل منها مالم يقتضي السياق خلاف ذلك. 

المنشأة :

المنشأة الغذائية: أي كيان نظامي يقوم بعمل يتعلق بتداول الغذاء خلال مراحل السلسلة الغذائية، ويستثنى من ذلك المطابخ المنزلية للأسرة.

المنشأة العلفية: أي كيان نظامي تتم فيه أحد مراحل تداول الأعلاف أو كلها.

الجهة الرقابية المعنية :

هي الجهة المعنية بالرقابة على المنشأة الغذائية أو العلفية بشكل مباشر أو غير مباشر والمعنية بتطبيق أحكام الأنظمة واللوائح التنفيذية ذات العلاقة.

المنتجات :

الغذاء: - كل ما هو معد للاستهلاك الآدمي، سواء أكان خاما، أم طازجا، أم مصنعا، أم شبه مصنع، ويعد في حكم الغذاء أي مادة تدخل في تصنيع الغذاء أو تحضيره أو معالجته.

الاعلاف: - ما يعدُّ لتغذية الحيوانات، سواء أكان مادة واحدة، أم مواد مخلوطة، أم مصنعة، أم شبه مصنعة، أم خامًا، أم مادة تدخل في تصنيع العلف أو تحضيره أو معالجته، سواء كانت من مصادر نباتية أو حيوانية مصرح بها، أو من الأحياء المائية.

التتبع:

الإجراءات التي تمكن من اقتفاء أثر الأغذية والأعلاف، أو أي من مصادرها، أو أي مادة تدخل عليها في أي مرحلة من مراحل تداولها. 

دليل تتبع الغذاء والأعلاف:

وثيقة معتمدة لدى المنشأة الغذائية أو العلفية تتضمن الإجراءات والسجلات اللازمة لتتبع الغذاء أو الأعلاف والمواد الداخلة فيها، وفقاً لطبيعة نشاط المنشأة، بما يحقق إمكانية التتبع خطوة واحدة للأمام وخطوة واحدة للخلف، ويدعم عمليات السحب والاستدعاء

نظام التتبع :

منظومة من الإجراءات والسجلات والوسائل الورقية أو الإلكترونية التي تطبقها المنشأة الغذائية أو العلفية وفقاً لدليل التتبع المعتمد لديها، لتمكين تتبع المنتجات والمواد الخام والمكونات ومواد التعبئة والتغليف عبر مراحل السلسلة الغذائية أو مراحل تداول الأعلاف الواقعة ضمن نطاق مسؤوليتها، بما يتيح تحديد مصدرها ومسارها وجهات توزيعها ويدعم عمليات السحب والاستدعاء.

خطوة للإمام وخطوة للخلف :

هو اجراء تتبعي يقصد به القدرة على تتبع المنتجات خلال مراحل السلسلة الغذائية أو التداول بالرجوع إلى المرحلة السابقة واللاحقة

الأحداث الحرجة (CTEs - Critical Tracking Events) :

النقاط أو المراحل الأساسية في السلسلة الغذائية التي يجب أن تُسجل فيها بيانات التتبع (مثل الاستيراد، التصنيع، التغليف، التخزين التوزيع).

العناصر البيانية الأساسية (KDEs- Key Data Elements) :

هي المعلومات التي ينبغي توثيقها بناء على نشاط المنشأة، مثل اسم المورد أو العميل، رقم التشغيلية، الكمية، التاريخ، وسيلة النقل، ظروف التخزين ويوضح الجدول ادناه المعلومات البيانية بناء على مراحل التداول.

رقم الدفعة  (lot No) :

تشغليه واحدة أو أكثر أو جزء من تشغيله تم إنتاجها في فترة زمنية محدودة، وفي عملیة مستمرة تضمن أن يكون المنتج النهائي له نفس الخواص ومعاییر الجودة المحددة

السحب :

إجراء يهدف إلى إزالة منتج من السوق أو من مرحلة لاحقه في سلسلة التداول قبل وصوله إلى المستهلك النهائي، عند ثبوت عدم مطابقته أو وجود خطر مرتبط به.

الاستدعاء :

إجراء يهدف إلى استرجاع منتج وصل أو يُحتمل وصوله إلى المستهلك النهائي، بسبب ضرر مباشر أو غير مباشر على الصحة أو عدم مطابقة.

الإرسالية (الشحنة) :

كمية محددة من المنتج تُسلَّم أو تُنقل دفعة واحدة بموجب مستند نقل أو فاتورة واحدة.

المستورد :

المنشأة المسؤولة عن إدخال الغذاء أو الأعلاف إلى المملكة من خارجها وطرحه في مراحل التداول.

المستهلك النهائي :

الشخص الذي يقتني الغذاء أو العلف بغرض الاستهلاك، ولا يستخدمه في أي نشاط تجاري لاحق متعلق بتداوله.

- ضمان الالتزام بنظام الغذاء ونظام الاعلاف.

- التمكن من التعرف بدقة على مصادر المنتجات والمواد الداخلة فيها.

- تسهيل عمليات السحب والاستدعاء.​

- يجب على جميع المنشآت التحقق من سريان التراخيص النظامية للمنشآت التي تتعامل معها ضمن سلسلة الغذاء أو الأعلاف، والاحتفاظ بالسجلات أو المستندات الداعمة لذلك وفقاً للأنظمة المعمول بها.

- إعداد دليل تتبع خاص بها يتناسب مع طبيعة نشاطها وحجم عملياتها يضمن توفير معلومات التتبع للمنتج للجهة الرقابية المعنية عند الطلب خلال المدة التي تحددها بحسب طبيعة الحالة ومستوى الخطورة، على أن يعتمد من الإدارة المسؤولة في المنشأة، وأن يكون متاحاً للجهة الرقابية المعنية عند الطلب، ويجب أن يتضمن دليل التتبع – كحد أدنى – ما يأتي:

- نطاق تطبيق دليل التتبع والمنتجات والأنشطة والمواقع المشمولة به.

- الوسائل والسجلات المعتمدة لتوثيق معلومات التتبع وحفظها واسترجاعها (ورقية أو إلكترونية أو كليهما)

- آلية تعريف المنتجات و التشغيلات أو الدفعات و يوصى باعتماد معايير ترميز موحّدة (مثل معايير GS1: GTIN وGLN ورقم الدفعة) لضمان قابلية التشغيل البيني وتبادل بيانات التتبع إلكترونياً 

- الإجراءات المتبعة لتتبع المنتجات والمواد الخام والمكونات ومواد التعبئة والتغليف.

- الأحداث الحرجة للتتبع (CTEs) والعناصر البيانية الأساسية (KDEs) ذات الصلة بطبيعة نشاط المنشأة.

- الالتزام بأي متطلبات إضافية من الجهة الرقابية المعنية.

** يجب على المنشأة الاحتفاظ بسجلات التتبع للمنتجات بما يحقق مبدأ خطوة واحدة للأمام وخطوة للخلف وذلك وفقاً للأحداث الحرجة للتتبع (Critical Tracking Events - CTEs) والعناصر البيانية الأساسية (Key Data Elements - KDEs) ذات الصلة بطبيعة نشاطها ويجب أن تتضمن سجلات التتبع، كحد أدنى، العناصر البيانية الأساسية (KDEs) الموضحة في الجدول الآتي:

- آلية تطبيق مبدأ خطوة واحدة للأمام وخطوة واحدة للخلف

​- آلية الربط بين المواد الخام والمكونات ومواد التعبئة والتغليف وبين المنتجات النهائية.

​- آلية حفظ سجلات التتبع واسترجاعها وتحديثها (. على أن يتم حفظ السجلات مدة تتناسب مع طبيعة المنتج والمخاطر المرتبطة به، وبما يتجاوز مدة صلاحيته أو عمره التخزيني بفترة كافية لإجراء التتبع والتحقيق والسحب. وتحدد مدة مناسبة للمنتجات التي لا تحمل تاريخ صلاحية، على ألا تقل عن المدة النظامية التي تحددها الجهة المعنية).

​- إجراءات السحب أو الاستدعاء المرتبطة بنظام التتبع.

​- آلية التحقق الدوري من فعالية نظام التتبع ومراجعته وتحديثه عند الحاجة.

يجب على المنشأة التحقق من كفاءة نظام تتبع للغذاء أو الأعلاف وفقاً لدليل التتبع المعتمد لديها، بما يحقق القدرة على تتبع المنتجات والمواد ذات العلاقة بها وتحديد مصادرها ومسارها وجهات توزيعها، والربط بين مدخلات الإنتاج ومخرجاته، واسترجاع المعلومات والسجلات المرتبطة بها بصورة دقيقة وكفاءة عالية وتوفيرها للجهة الرقابية المعنية عند الطلب خلال المدة التي تحددها تلك الجهة بحسب طبيعة الحالة ومستوى الخطورة، وذك من خلال عمل تجربة أو اختبار استدعاء تجريبي (Mock recalls)  على أن:

o  ان تكون تجربة أو الاختبار  موثقة وتجرى على الأقل كل سنة، على أن يتم توثيق معلومات الاختبار (اسم المنشأة- تاريخ الاختبار- الشخص المسؤول - المنتج المختبر - رقم الدفعة أو التشغيلية) نتائج التتبع للخلف (المورد أو الموردون المحددون- المواد الخام أو المكونات المحددة- أرقام دفعات المواد الخام - الوقت المستغرق للوصول للمعلومات)، نتائج التتبع للأمام ( العملاء أو الجهات المستلمة المحددة - مواقع التوزيع- الوقت المستغرق للوصول للمعلومات نتيجة تقييم فعالية نظام التتبع (إمكانية تحديد الموردين - إمكانية تحديد العملاء- إمكانية تحديد الكميات المتأثرة- إمكانية الربط بين المدخلات والمخرجات -استرجاع المعلومات خلال المدة المحددة في دليل التتبع أوجه القصور إن وجدت  والإجراءات التصحيحية​

o  ان يتم اعتماد مخرجات التجربة من مدير المنشأة.
o  يجب أن تثبت التجربة قدرة المنشأة على تتبع منتجاتها بكفاءة وخلال المدة الزمنية المعرفة بدليل التتبع.
​​- التدريب والتوعية على: 

o  إنشاء ومراجعة المجالات التدريبية والتوعوية.
o   تدريب المعنيين بنظام التتبع لدى المنشأة.
o  الاحتفاظ بسجلات محدثة للتدريب (تاريخ التدريب، وأسماء المتدربين ونوع التدريب).​

​- التأكد من وجود دليل تتبع خاص بالمنشأة بها يتناسب مع طبيعة نشاطها وحجم عملياتها.

- أن تتأكد من قيام المنشأة الغذائية بوضع وتطبيق إجراءات تتبع فعالة لمنتجاتها في مراحل التداول الخاضعة لها. 

- أن تطلب سجلات التتبع للمنتجات الغذائية التابعة للمنشأة في حال تطلب الأمر ذلك، خاصة في حالت سحب أو استدعاء تلك المنتجات نتيجة اكتشاف وجود ضرر مباشر أو غير مباشر على صحة المستهلك. 

- أن تتخذ الإجراءات اللازمة في حال تبين لها عدم التزام المنشأة بتطبيق نظام التتبع أو اكتشاف وجود تلاعب في سجلات نظام التتبع. 

- التأكد من وجود آلية التحقق الدوري من فعالية نظام التتبع.

- التأكد من وجود برامج تدريب وتوعية موثقة للمعنيين بنظام التتبع لدى المنشأة.