لائحة تراخيص وموافقات أنشطة المعارض والمؤتمرات

يكون للمصطلحات والعبارات الآتية – أينما وردت في هذه اللائحة – المعاني المبيّنة أمامها، ما لم يقتضِ السياق خلاف ذلك:

المملكة: المملكة العربية السعودية.
الهيئة: الهيئة العامة للمعارض والمؤتمرات.
المجلس: مجلس إدارة الهيئة.
الرئيس: رئيس المجلس.
الرئيس التنفيذي: الرئيس التنفيذي للهيئة.
اللائحة: لائحة تراخيص وموافقات أنشطة المعارض والمؤتمرات.
أنشطة المعارض والمؤتمرات: أي نشاط أو فعالية تقام في المملكة وتدخل ضمن اختصاصات الهيئة وفقاً لما ورد في ترتيباتها التنظيمية الصادرة بقرار مجلس الوزراء رقم (620) وتاريخ 29/10/1440ه، وتشمل: المعارض، والمؤتمرات، والندوات، والملتقيات، والمنتديات، والمحاضرات، والاجتماعات المؤسسية واجتماعات الجمعيات والمنظمات الدولية والدورات التدريبية وورش العمل؛ التي تُعقد خارج مقر العمل المعتاد، والمزادات.
المتحدث: شخص يشارك لإلقاء كلمة أو تقديم ورقة عمل أو عرض أو ورقة علمية في فعالية من الفعاليات المشمولة باللائحة.
المستضيف: منشأة مملوكة أو مستأجرة من شخص طبيعي، أو شخص اعتباري، مؤهل لاستضافة أي من أنشطة المعارض والمؤتمرات.
الموافقة: وثيقة تصدرها الهيئة للجهات الحكومية تتضمن الموافقة على تنظيم، أو إقامة أحد أنشطة المعارض والمؤتمرات.
الترخيص: وثيقة تصدرها الهيئة للجهات غير الحكومية تتضمن الموافقة على تنظيم، أو إقامة أحد أنشطة المعارض والمؤتمرات.
المرخص له: من صدر له ترخيص أو موافقة (بحسب الأحوال) من الهيئة لإقامة أي من أنشطة المعارض والمؤتمرات.
التصنيف: معايير تضعها الهيئة بهدف تحديد فئة من يحق له التقدم بطلب الترخيص، والمستضيف، وأنشطة المعارض والمؤتمرات.
الأدلة الإجرائية: أي دليل أو وثيقة تصدره الهيئة استناداّ لأحكام اللائحة، وتشمل -على سبيل المثال لا الحصر-: أدلة تنظيم إجراءات واشتراطات تراخيص أنشطة المعارض والمؤتمرات، ومراكز ومرافق أنشطة المعارض والمؤتمرات، والتزامات المتحدث.
الحظر: إجراء تطبقه الهيئة على المرخص له أو المستضيف أو المتحدث، بغرض حظر التعامل معه، ومنعه من الاستفادة من خدمات الهيئة بشكل دائم أو مؤقت، نتيجة مخالفة أحكام اللائحة، أو التعليمات الخاصة بأنشطة المعارض والمؤتمرات الصادرة من الجهات الحكومية ذات الاختصاص.​

1. ​تهدف اللائحة إلى تنظيم أنشطة المعارض والمؤتمرات، وتنظيم الرقابة والإشراف عليها، وآلية الحصول على التراخيص والموافقات المرتبطة بها، وتحديد إجراءاتها، والالتزامات المترتبة على المرخص له.
   
2. تسري اللائحة على كل من يقوم بممارسة أي من أنشطة المعارض والمؤتمرات. 
   

​​مع مراعاة ما ورد في المادة (الرابعة) من اللائحة؛ تُحظر ممارسة أي من أنشطة المعارض والمؤتمرات، أو الإعلان عنها، دون الحصول على موافقة أو ترخيص من الهيئة.​

​​يُستثنى الحصول على الموافقة أو الترخيص لإقامة أي من أنشطة المعارض والمؤتمرات وفقًا للحالات والضوابط والاشتراطات التي تحددها الأدلة الإجرائية.​

1. على الجهات الحكومية تقديم طلب الحصول على الموافقة من الهيئة من الموعد المحدد لإقامة الفعالية، بحسب الممدد المذكورة في الأدلة الإجرائية، وتستثنى الجهات الحكومية من متطلب تقديم الحصول على الموافقة في حالة تعاقدت مع جهة حاصلة على الترخيص.
   
2. تحدد الأدلة الإجرائية الأشخاص المؤهلين للحصول على الترخيص، والإجراءات الخاصة للترخيص بحسب التصنيف، والمعايير الفنية، والشروط والالتزامات الخاصة بالفعاليات.
3. يجب على الجهة غير الحكومية التي لا تُدرج ضمن الفئات المخولة بالتقدم بطلب الترخيص وفق معايير التصنيف، وترغب في إقامة أيّ من أنشطة المعارض والمؤتمرات؛ أن تتعاقد مع مرخص له.
4. على المرخص له استكمال أي متطلبات أو تراخيص أو موافقات أخرى لازمة من الجهات الحكومية الأخرى وفقاً لما تقضي به الأنظمة واللوائح المعمول بها.​
   

​​يُشترط في المتقدم بطلب الحصول على الترخيص أو الموافقة توافر ما يلي:

1. تقديم كافة المستندات والمعلومات اللازمة للفعالية وفق النماذج التي تحددها الهيئة، ووفق ما تحدده الأدلة الإجرائية.
2. أن يحدد طالب الموافقة أو الترخيص مستضيف مسجل لدى الهيئة لإقامة الفعالية، أو مستضيف مؤهل للتسجيل. وفي كلتا الحالتين، يجب أن يلائم موقع الاستضافة نوع الموافقة أو الترخيص المطلوب، وحجم الفعالية.
3. تقديم الطلب خلال المدة التي تحددها الأدلة الإجرائية.
4. سداد المقابل المالي -إن وجد- حسب نوع الموافقة، أو الترخيص المطلوب.
5. استيفاء الشروط والأحكام الخاصة بكل فعالية، وفقًا لما يرد في الأدلة الإجرائية.
6. يُشترط للتقدم بطلب الترخيص أن يكون مقدمه شخصًا اعتباريًا، ويُحدد الدليل الإجرائي الفئات المؤهلة للتقدم بطلب الترخيص.
   

1. ​​يجب على مقدم الطلب تقديمه وفق النماذج التي تحددها الهيئة، ومن خلال القنوات الإلكترونية التي تحددها الهيئة، والتأكد من صحة ودقة المعلومات المقدمة في الطلب. وللهيئة قبول التقديم المباشر في المقر الرئيسي لها عند تعذر استخدام القنوات الإلكترونية.
   
2. يجوز للهيئة أن تطلب من مقدم الطلب تزويدها بأي بيانات أو معلومات إضافية تراها لازمة للموافقة على طلبه، ويجب على مقدم الطلب في هذه الحالة تزويد الهيئة بجميع البيانات والمعلومات المطلوبة خلال المدة التي تحددها الهيئة.
   

​​يجوز للمرخص له طلب تعديل الموافقة، أو الترخيص، أو إلغائه عن طريق القنوات الإلكترونية للهيئة، وفقًا للأحكام والاشتراطات والمدد الواردة في الأدلة الإجرائية، كما يحق للهيئة إلغاء أو رفض طلب تعديل، الموافقة أو الترخيص بناء على أسباب مبررة تراها.

​1.     للهيئة إصدار أو تعديل أو إلغاء الترخيص أو الموافقة، وفقًا لأحكام اللائحة والأدلة الإجرائية.
2.     في حال استوفى الطلب شروط وأحكام الترخيص، تصدر الهيئة الترخيص، ويحدد فيه الشروط والأحكام الإضافية الخاصة بالفعالية التي يلزم على المرخص له مراعاتها -إن وجدت-.
3.     تشعر الهيئة الجهات الحكومية ذات العلاقة عند إصدار الترخيص للرقابة على محتوى الفعالية، بحسب اختصاص كل جهة.
4.     يجوز للهيئة رفض طلب الترخيص في الحالات الآتية:
        أ‌-        في حال مخالفة، أو عدم استيفاء محتوى الفعالية للاشتراطات الخاصة، وفقًا لما يرد في الأدلة الإجرائية.
      ب‌-      إذا كانت البيانات والمعلومات المتعلقة بنوعية المشاركات، أو المواضيع المطروحة، أو الخطة التنفيذية لا تتوافق مع المعايير المشار إليها في الأدلة الإجرائية.
      ت‌-      إذا لم يتوافر فيمن تقدم بطلب الترخيص المعايير المحددة وفقًا للتصنيف.
      ث‌-      إذا كان من تقدم بطلب الترخيص محظورًا.
       ج‌-       مخالفة، أو عدم استيفاء من تقدم بطلب الترخيص لشروط أو أحكام هذه اللائحة أو الأدلة الإجرائية.
5.     إذا قدّم مقدم الطلب أكثر من طلب، ولم يسبق له الحصول على ترخيص، فيجوز في هذه الحالة قبول طلب واحد ورفض بقية الطلبات إلى حين تقييم أدائه في الفعالية المرخص له فيها.​

​1.      يلتزم المتحدث بالاشتراطات ذات العلاقة، وفق الأحكام التي ترد في الأدلة الإجرائية.
2.      يلتزم المرخص له بإقامة الفعالية بالآتي:
أ- ما يرد من أحكام وإجراءات في اللائحة والأدلة الإجرائية وما يصدر عن الهيئة من قرارات وتعليمات.

‌ب- التقيد بالأنظمة واللوائح والتعليمات النافذة في المملكة.
‌ج- توثيق إلكتروني لبيانات حضور الفعالية ونشاطها وتوثيق بعض أنشطة المعارض والمؤتمرات عن طريق التصوير المرئي والمسموع (فيديو)، وتحدد الأدلة الإجرائية تلك الفعاليات والأحكام والضوابط الخاصة بالاحتفاظ بالتوثيق ومدده وتوفيره للهيئة عند الطلب.
‌د- وضع شعار الهيئة -وأي شعار تطلب الهيئة إضافته- ورقم الترخيص بشكل بارز في مكان استضافة الفعالية، وإعلاناتها، ومطبوعاتها حسب الأدلة الإجرائية، ولا يجوز استخدام شعار الهيئة لأي غرض آخر قبل الحصول على موافقة مسبقة من الهيئة.
‌ه- عدم التنازل عن الترخيص -أو عن جزء منه-، أو تأجيره، أو السماح للغير باستخدامه أو استغلاله بأي شكل من الأشكال، ويكون المرخص له مسؤولاً عن الفعالية أمام الهيئة، ويجوز له التعاقد من الباطن لتقديم الخدمات المساندة أو خدمات التسويق للفعالية.
‌و- عدم إجراء أي تعديل أو شطب في بيانات الترخيص أو مخالفة اشتراطات إصداره.
‌ز- اتخاذ كافة إجراءات الأمن والسلامة في موقع الفعالية، وتوفير العناية الطبية اللازمة وفقًا للأدلة الإجرائية.
‌ح- المحافظة على سرية الوثائق والبيانات الشخصية للحضور والمشاركين في الفعالية.
‌ط- اعتماد متطلبات اللغة العربية كلغة رسمية والترجمة الفورية للغة العربية، وفق ما يرد في الأدلة الإجرائية.
‌ي- الالتزام بما يرد في الأدلة الإجرائية حول اشتراطات الوصول الشامل، وذلك وفق أنشطة المعارض والمؤتمرات المحددة والاشتراطات التي تضعها الأدلة الإجرائية.
‌ك- تقديم تقرير ختامي للفعالية، وذلك وفقًا لما يرد في الأدلة الإجرائية.
‌ل- الحصول على الموافقات النظامية اللازمة على محتوى الفعالية من الجهات الحكومية ذات الاختصاص -إن وجدت- قبل إقامة الفعالية.
‌م- إشعار الهيئة بأي تغيير طرأ على متطلبات الترخيص.

​​على المستضيف التقيّد بالآتي:

1. التقيد ما يرد في الأدلة الإجرائية من ضوابط والتزامات تتعلق بالمستضيف.
2. التأكد من أن الفعالية المقامة تتفق مع شروط وأحكام الترخيص أو الموافقة، وعدم السماح باستضافة أي فعالية أو نشاط، إلا بعد التأكد من صدور ترخيص أو موافقة من الهيئة لإقامة الفعالية أو النشاط المحددة.
3. إشعار الهيئة عند ملاحظته لأي مخالفة لأحكام الترخيص أو الموافقة، أو أحكام اللائحة.
4. التقيد بالنظافة العامة لموقع الفعالية، واتباع وسائل السلامة.
   

​​1.      يصدر المجلس قواعد المقابل المالي للخدمات التي تقدمها الهيئة، وتتم مراجعتها سنويًا أو كلما دعت الحاجة إلى ذلك.
2.     يجوز بقرار من المجلس إعفاء بعض الفعاليات أو الأنشطة من سداد المقابل المالي.
3.     في حال قيام المرخص له بسداد المقابل المالي وتم إلغاء الفعالية لسبب يعود إلى الهيئة، أو نتيجةً لقوة قاهرة، فيتم حفظ المقابل المالي المدفوع، ويتم استخدامه لذات الفعالية بعد زوال سبب الإلغاء، أو استعماله في فعالية أخرى يرغب المرخص له في إقامتها.
4.     في حال قيام المرخص له بسداد المقابل المالي وتم إلغاء الفعالية لسبب يعود إليه، كإلغاء الفعالية نتيجة فرض الحظر عليه، فلا يحق للمرخص له استرجاع المقابل المالي، أو نقله إلى فعالية أخرى.
5.     إذا رغب المرخص له في نقل المقابل المالي إلى فعالية أخرى وفقًا للفقرة (3) من هذه المادة، فيجب عليه دفع الفروقات المالية في حال كانت قيمة الترخيص المطلوب أعلى من قيمة المقابل المالي المدفوع لترخيص الفعالية الملغية. وفي حال كانت قيمة الترخيص للفعالية الأخرى أقل من قيمة المقابل المالي المدفوع للفعالية الملغية؛ فلا يتم تعويض المرخص له بالفروقات المالية.

1. ​​للرئيس التنفيذي أو من يفوضه تعيين أو تكليف أو التعاقد مع أي جهة للقيام بأعمال الرقابة والتقويم وضبط المخالفات، وله حق الدخول لموقع الفعالية، أو أي موقع تابع له للتأكد من تطبيق أنظمة وقرارات الهيئة، وشروط الترخيص.
   

2. للهيئة أثناء قيامها بالرقابة والتقويم الاستعانة بالجهات المختصة في حال تطلب الأمر ذلك.

3. يجب تمكين المراقب من أداء مهامه فور إبراز بطاقة الرقابة، أو الخطاب الصادر من صاحب الصلاحية في الهيئة، وعدم منعه، أو إعاقته من القيام بأعمال الرقابة والتقويم. وفي حال تم المنع أو الإعاقة؛ يتم توثيق ذلك من قبل المراقب في محضر لاتخاذ الإجراءات اللازمة.

4. للمراقب في سبيل القيام بأعمال الرقابة والتقويم الصلاحيات الآتية:
   أ‌- القيام بأعمال الرقابة والتقويم قبل إقامة الفعالية، على أن يكون ذلك خلال ساعات العمل الرسمية، كما يحق له القيام بأعمال الرقابة والتقويم في أي وقت أثناء إقامة الفعالية دون تقديم إشعار مسبق مراقبة مقر الفعالية أو البحث في وسائل التواصل الاجتماعي للتأكد من استيفاء الالتزام بشروط وأحكام اللائحة والأدلة الإجرائية.
   ب‌- طلب أصول أو نسخ من أي موافقة، أو ترخيص، أو شهادات، أو سجلات، أو وثائق، أو معلومات أخرى يطلبها المراقب.
   ت‌- التصوير بأي من الوسائل المتاحة لما يقع تحت نظ​ر المراقب من أدلة أو قرائن بغرض تدوين تفاصيل المخالفة.
   ث‌- في حال اكتشاف المراقب لأي مخالفة لأنظمة الهيئة، أو قراراتها، أو أدلتها المعتمدة، يتم تدوين تفاصيل المخالفة وإثباتها في محضر خاص.​
   

​​

1. ​للهيئة -عند عدم التزام المرخص له بأحكام اللائحة أو الأدلة الإجرائية- اتخاذ واحد أو أكثر من الإجراءات الآتية:
   أ‌- الإنذار.
   ب‌- إيقاف الترخيص أو الموافقة، إلى حين تصحيح المخالفة.
   ت‌- إلغاء الترخيص.
   ث‌- حظر المخالف لمدة لا تتجاوز سنة، ويتم تحديد المدة حسب تكرار المخالفة وبحسب ما يرد في جدول المخالفات الذي تصدره الهيئة.

2. للهيئة إلغاء الترخيص أو الموافقة، و/أو حظر المرخص له لحين قيامه بتصحيح المخالفة، و/أو حظره عن إقامة أي فعالية و/أو إيقاف حساب المستضيف في قنواتها الإلكترونية وتعليق استضافته لأي من أنشطة المعارض والمؤتمرات لمدة لا تزيد عن سنة، في حال خالف أحكام اللائحة والأدلة الإجرائية أو في حال طلبت إحدى الجهات الحكومية إلغاء الترخيص، أو إيقاف الفعالية، أو حظر المرخص له من مزاولة أي من أنشطة المعارض والمؤتمرات.

3. تصدر الهيئة جدولًا للمخالفات والعقوبات على أن تُراعى طبيعة كل مخالفة وجسامتها، وتنظر الإدارة المعنية في الهيئة المخالفات الناشئة عن تطبيق أحكام اللائحة وفقاً لذلك الجدول.​
   

1. ​تشكل بقرار من الرئيس التنفيذي لجنة، لا يقل عدد أعضائها عن (ثلاثة) ويسمى أحدهم رئيسًا، على أن يكون أحدهم مستشارًا قانونيًا، تتولى نظر التظلمات على قرارات وعقوبات الهيئة، ويحدد قرار تشكيل اللجنة إجراءات عملها.
   
2. للمرخص له أو المتقدم على طلب الترخيص أو الموافقة تقديم التظّلم على قرارات الهيئة أمام لجنة النظر في التظلمات خلال ستين يومًا من تاريخ تبليغه بالقرار.
3. يجوز الاعتراض على قرارات لجنة النظر في التظلمات أمام ديوان المظالم خلال ستين يومًا من تاريخ التبليغ بالقرار، وإلا عُد نهائيًا غير قابل للطعن.
   

​تتخذ الهيئة ك​افة الإجراءات المذكورة في اللائحة بالوسائل الإلكترونية، ما لم تر خلاف ذلك.

​تصدر الأ​دلة الإجرائية بقرار من المجلس أو من يفوضه.

​​يُعمل بهذه اللائحة من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية، وتلغي أي لوائح، أو قواعد، أو سياسات، أو تعاميم، أو إجراءات، أو قرارات، تتعارض معها.​