إطار عمل وسياسة ترخيص شركات التفتيش والرقابة

​​
استناداً إلى قرار مجلس الوزراء رقم (277) وتاريخ 02/04/1445هـ القاضي بإنشاء المركز الوطني للتفتيش والرقابة، واختصاص المركز بتنسيق وتوحيد والإشراف على أعمال التفتيش والرقابة على مستوى المملكة.

وفي ضوء ذلك، تم إعداد إطار عمل وسياسة ترخيص الشركات استنادًا إلى الاختصاصات النظامية للمركز الوطني للتفتيش والرقابة، وبما يتوافق مع أفضل الممارسات والمعايير الدولية في مجال التفتيش والرقابة، وذلك بهدف تحقيق الاتساق والكفاءة والشفافية في جميع عمليات التفتيش التي تختص بها الجهات التنظيمية في المملكة.

تطبّق هذه السياسة بما لا يخل باختصاصات الجهات الحكومية أو التنظيمية أو الرقابية ذات العلاقة، ولا تُعد متطلبات الترخيص الواردة فيها بديلاً عن المتطلبات  الفنية والإجراءات النظامية المقررة للتعاقد أو الإسناد، بما في ذلك أحكام نظام المنافسات والمشتريات الحكومية متى انطبقت. وتراعى المتطلبات الفنية والقطاعية الخاصة بالجهة ذات الاختصاص ضمن لوائح الترخيص ، على أن يقتصر أثر الترخيص الصادر من المركز على التحقق من أهلية الشركة لممارسة أعمال التفتيش والرقابة ضمن النطاق المحدد، دون أن يترتب عليه بذاته إسناد أي أعمال إليها.

وفي حال وجود أي اختلاف بين النسختين العربية والإنجليزية من إطار عمل وسياسة ترخيص الشركات، تُعتَمد النسخة العربية باعتبارها النسخة الرسمية.

يهدف إطار عمل وسياسة ترخيص الشركات إلى وضع الإطار العام لتنظيم ترخيص شركات التفتيش والرقابة وتمكين القطاع الخاص من المشاركة في تنفيذ أعمال التفتيش والرقابة وفق نموذج واضح، عادل، قابل للتطبيق، ويراعي متطلبات الحوكمة والشفافية والاستقلالية ورفع جودة الخدمات الرقابية.

ويأتي إطار عمل وسياسة ترخيص الشركات في ضوء اختصاصات المركز الوطني للتفتيش والرقابة في تنظيم وتنسيق أعمال التفتيش والرقابة، وبما يسهم في توحيد المتطلبات، تقليل الازدواجية، رفع كفاءة الامتثال، وتعزيز الثقة في نتائج التفتيش والرقابة.

ويعد إطار عمل وسياسة ترخيص الشركات الإطار العام لمنظومة ترخيص شركات التفتيش والرقابة، ويصدر تنفيذًا لها، وفق الصلاحيات والإجراءات النظامية المعتمدة، ما يلزم من لوائح وضوابط وأدلة وإجراءات ونماذج تنفيذية، بما في ذلك ضوابط المقابل المالي.​

لأغراض إطار عمل وسياسة ترخيص الشركات، يقصد بالكلمات والعبارات الآتية المعاني الموضحة أمام كل منها، ما لم يقتض السياق غير ذلك:

1.      المركز: المركز الوطني للتفتيش والرقابة.
2.      إطار عمل وسياسة ترخيص الشركات: الوثيقة التي تحدد الإطار العام والمبادئ والأحكام المنظمة لترخيص شركات التفتيش والرقابة، بما يشمل نطاق التطبيق، ومتطلبات الترخيص، والأدوار والمسؤوليات، وإجراءات التقييم والمتابعة والتجديد وتعديل نطاق الترخيص

3.      الجهات ذات العلاقة: الجهات الحكومية، أو التنظيمية، أو الرقابية، أو أي جهات أخرى ذات اختصاص أو علاقة بأعمال التفتيش والرقابة

4.      المركز السعودي للاعتماد: الجهة الوطنية المختصة بمنح الاعتماد لجهات تقويم المطابقة وفق الأنظمة والمتطلبات المعتمدة.

5.      شركات التفتيش والرقابة: شركات القطاع الخاص المرخصة أو طالبة الترخيص من المركز لممارسة أعمال التفتيش والرقابة.

6.      التفتيش والرقابة: الزيارة الميدانية للتحقق من التزام الأفراد ومنشآت القطاع الخاص بالأنظمة واللوائح والتعليمات والاشتراطات، وما تشمله من عمليات ضبط وتحرير للمخالفات

7.      الترخيص: الإذن الصادر من المركز لشركة التفتيش والرقابة لممارسة أعمال التفتيش والرقابة ضمن نطاق محدد ووفق المتطلبات المعتمدة.

8.      التأهيل: عملية التحقق من استيفاء الشركة للمتطلبات النظامية والفنية والتشغيلية والمالية والرقمية اللازمة للحصول على الترخيص.

9.      نطاق الترخيص: حدود أعمال التفتيش والرقابة المصرح للشركة بممارستها بموجب الترخيص الصادر من المركز.

10.    توسيع النطاق: إضافة مجال أو نشاط أو خدمة جديدة إلى نطاق الترخيص المعتمد بعد موافقة المركز واستيفاء المتطلبات.

11.    المفتش: الشخص المؤهل والمعتمد لتنفيذ أعمال التفتيش والرقابة ضمن نطاق الترخيص.

12.    التقييم: عملية التحقق من مدى استيفاء الشركة لمتطلبات الترخيص من خلال مراجعة الوثائق، والقدرات الفنية، والتشغيلية، والمالية. ( وفق معايير ترخيص محددة.(

13.    عدم الاجتياز: عدم استيفاء الشركة أو المفتش لأي من متطلبات إطار عمل وسياسة ترخيص الشركات، أو اللوائح، أو الضوابط، أو الأدلة المعتمدة.

14.    الحياد والاستقلالية: ممارسة أعمال التفتيش والرقابة دون تحيز أو تأثير من أي مصالح أو ضغوط قد تؤثر في موضوعية النتائج أو القرارات الفنية.

15.    تعارض المصالح: أي حالة تكون فيها مصلحة مباشرة أو غير مباشرة قد تؤثر في حياد أو استقلالية أعمال التفتيش والرقابة.

16.    المنصة الوطنية للتفتيش والرقابة: المنصة الرقمية التي يطورها ويشغلها المركز لإدارة خدمات الترخيص، ومتابعة الالتزامات، ورفع التقارير والبيانات.

17.    حماية البيانات وسرية المعلومات: الالتزام بحماية البيانات والمعلومات التي يتم الاطلاع عليها بناء على أعمال التفتيش والرقابة، وعدم استخدامها أو الإفصاح عنها إلا وفق مسوغ نظامي.

18.    إدارة المخاطر: المنهجية التي تطبقها الشركة لتحديد وتقييم ومعالجة المخاطر المرتبطة بأعمال التفتيش والرقابة.

19.    التعاقد من الباطن: استعانة الشركة المرخصة بجهة أخرى لتنفيذ جزء من الأعمال وفق موافقة المركز واستيفاء موافقات الجهة المشرفة

20.    الشكاوى والاعتراضات: الطلبات أو التظلمات التي يقدمها طالب الترخيص أو الشركة المرخصة بشأن إجراء أو قرار صادر تطبيقاً لإطار عمل وسياسة ترخيص الشركات، ويجري قيدها والنظر فيها والبت عليها وفق الأحكام والإجراءات المعتمدة لدى المركز

21.    الترخيص المشروط: ترخيص يصدر مع إلزام الشركة باستيفاء متطلبات محددة خلال مدة يحددها قرار الترخيص، مع تقييد نطاق ممارسة الأعمال عند الاقتضاء.

22.    خطة الإجراءات التصحيحية والوقائية: وثيقة تعدها الشركة لمعالجة حالة عدم الاجتياز أو عدم المطابقة، وتتضمن السبب الجذري والإجراءات والمسؤوليات والمدد والأدلة المؤيدة.

23.    أدلة المعالجة: المستندات أو السجلات أو البيانات أو الصور أو النتائج التي تقدمها الشركة لإثبات تنفيذ الإجراءات التصحيحية أو الوقائية.

24.    عدم الامتثال: إخلال الشركة المرخصة، أثناء تنفيذ أعمال التفتيش والرقابة المسندة إليها، بالمتطلبات، أو الضوابط، أو الالتزامات الفنية، أو القطاعية، أو التعاقدية المعتمدة ذات الصلة بالأعمال المسندة

25.    الجهة المختصة: الجهة الحكومية أو التنظيمية صاحبة الاختصاص النظامي بالمجال أو النشاط محل أعمال التفتيش والرقابة

26.    الجهة المشرفة: الجهة الحكومية أو التنظيمية التي تتولى الإشراف على أعمال التفتيش والرقابة ومتابعة تنفيذها وأداء الشركة ومخرجات أعمالها

27.    إقفال الحالة: قرار موثق يصدر بعد التحقق من كفاية المعالجة وفاعليتها واستيفاء المتطلبات المرتبطة بالحالة.

28.    التوصية الفنية: رأي مهني مسبب يصدر عن فريق التقييم استناداً إلى نتائج التقييم والأدلة، ولا يعد قراراً نهائياً​

يهدف إطار عمل وسياسة ترخيص الشركات إلى تحقيق الآتي:

1.      وضع أحكام تنظيمية واضحة لترخيص شركات التفتيش والرقابة.

2.      تحديد متطلبات الترخيص والتجديد وتوسيع النطاق.

3.      ضمان استقلالية وحياد شركات التفتيش والرقابة والمفتشين التابعين لها.

4.      تنظيم العلاقة بين المركز وشركات التفتيش والرقابة والجهات ذات العلاقة.

5.      تقليل الازدواجية في إجراءات التقييم من خلال الاعتراف بالاعتمادات القائمة متى كانت سارية وذات صلة.

6.      رفع جودة خدمات التفتيش والرقابة من خلال معايير تقييم قابلة للقياس.

7.      تمكين الشركات الصغيرة والمتوسطة من الدخول إلى السوق وفق متطلبات متدرجة وقابلة للتطبيق.

8.      تعزيز حماية البيانات وأمن المعلومات في أعمال التفتيش والرقابة.​

تسري أحكام إطار عمل وسياسة الترخيص على شركات القطاع الخاص التي تتقدم إلى المركز بطلب الترخيص لممارسة أعمال التفتيش والرقابة، وعلى الشركات المرخصة ومفتشيها والمتعاقدين معها من الباطن، وذلك في المجالات والنطاقات التي يحددها المركز بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.

وتشمل الفئات الخاضعة لأحكام إطار عمل وسياسة ترخيص الشركات ما يأتي:

1.      شركات التفتيش والرقابة الراغبة في الحصول على ترخيص من المركز.

2.      شركات التفتيش والرقابة المرخصة عند التجديد أو توسيع النطاق أو المتابعة.

3.      الشركات الأجنبية الراغبة في تقديم خدمات التفتيش والرقابة داخل المملكة.

4.      المفتشين والفنيين والخبراء العاملين لدى شركات التفتيش والرقابة.

5.      الجهات أو المختبرات أو المقاولين من الباطن الذين تستعين بهم الشركات المرخصة.

6.      أي أعمال أو خدمات تفتيش أو رقابة يحدد المركز شمولها بأحكام إطار عمل وسياسة ترخيص الشركات. 

ولا يخل إطار عمل وسياسة ترخيص الشركات بأي اختصاصات مقررة للجهات الحكومية أو التنظيمية الأخرى، كما لا تعفي الشركات المرخصة من الالتزام بالأنظمة واللوائح والتعليمات الصادرة عن الجهات المختصة.​

​​يقوم إطار عمل وسياسة ترخيص الشركات على المبادئ الآتية:

​توضح منظومة إطار عمل وسياسة ترخيص شركات التفتيش والرقابة، تحديد المتطلبات الفنية والتنظيمية والتشغيلية اللازمة لضمان كفاءة شركات القطاع الخاص المرخصة وحيادها وجودة مخرجاتها، بما يعزز الامتثال والموثوقية وسلامة أعمال التفتيش والرقابة.​

وتطبق أحكام هذا البند على طلبات الترخيص، وطلبات تجديد الترخيص، وطلبات توسيع نطاق الترخيص، وأي قرارات مرتبطة بتعليق الترخيص أو سحبه أو إعادة تفعيله، وذلك وفق أحكام إطار عمل وسياسة ترخيص الشركات، والمعايير الموضحة في ملحق (أ)، والمتطلبات الفنية الواردة في لوائح الترخيص التي يصدرها المركز الوطني للتفتيش والرقابة بحسب المجالات والنطاقات.

​
8.1      المتطلبات القانونية والتنظيمية       

9.1      مبدأ القبول

​تلتزم الشركة بتطبيق منهجية واضحة لإدارة المخاطر المرتبطة بأعمال التفتيش والرقابة، حسب النماذج المتعمدة من الجهات ذات العلاقة متى مانطبق ذلك بحسب طبيعة النشاط ونطاق الترخيص.

يعتمد المركز منهجية موحدة لتقييم مدى استيفاء طالب الترخيص للمتطلبات والمعايير اللازمة للحصول على الترخيص، بما يراعي طبيعة نطاق الترخيص المطلوب، ومستوى المخاطر المرتبطة به، ومدى الجاهزية الفنية والتنظيمية والمالية والتشغيلية والرقمية، وذلك للتحقق من قدرته على تنفيذ أعمال التفتيش والرقابة بكفاءة واستقلالية وموثوقية.

​

​يلتزم طالب الترخيص، عند رصد عدم استيفائه لأي من متطلبات أو معايير الترخيص، بإعداد وتقديم خطة لمعالجة حالة عدم الاجتياز خلال المدة التي يحددها المركز. ويجب أن تكون الخطة موثقة وقابلة للتنفيذ، وأن تتناسب مع طبيعة الحالة وتصنيفها، وأن تتضمن بحد أدنى ما يأتي:

​تعتمد مدد معالجة وإقفال حالات عدم الامتثال وفقًا لدرجة الخطورة والأثر. وتتولى الجهات المشرعة أو التنظيمية أو المشرفة، كلٌ بحسب اختصاصه، المشاركة مع المركز في إعداد وتحديث المتطلبات الفنية واللوائح والأدلة القطاعية المنظمة لأعمال التفتيش والرقابة، ومتابعة أداء الشركات المرخص لها عند تنفيذها للأعمال المسندة إليها، والتحقق من التزامها بالمتطلبات الفنية وشروط الإسناد، وإشعار المركز بأي حالات عدم امتثال مرفقة بالأدلة والإجراءات المتخذة، فيما يختص المركز بترخيص الشركات واتخاذ القرارات والإجراءات النظامية المتعلقة بالترخيص.

15.1      المتابعة الدورية  

​16.1      التكامل الرقمي

17.1      التزامات المركز الوطني للتفتيش والرقابة

​​يجوز للشركة المرخصة الاستعانة بتنفيذ جزء من الأعمال الرقابية، بشرط الالتزام بالآتي:
1.      الحصول على موافقة المركز، واستيفاء موافقات الجهة المشرفة متى كانت مطلوبة بموجب الأنظمة أو اللوائح أو المتطلبات الفنية والقطاعية المعتمدة أو وفقًا لعقد الإسناد، وذلك دون إخلال باختصاص المركز فيما يتعلق بالترخيص.
2.      أن يكون المتعاقد من الباطن مستوفيًا للتراخيص والاعتمادات والموافقات النظامية اللازمة لتنفيذ الأعمال المسندة، وأن تظل سارية طوال مدة التنفيذ
3.      التحقق من توافر الكفاءات الفنية والموارد والأدوات اللازمة لدى المتعاقد من الباطن لتنفيذ الأعمال المسندة، ومتابعة أدائه طوال مدة التنفيذ.
4.      عدم إسناد أي من أعمال التفتيش والرقابة إلى متعاقد من الباطن، ما لم يكن ترخيصه ساريًا ويغطي المجال الرقابي ونطاق الأعمال ومستوى المخاطر للأعمال المسندة، مع بقاء مسؤولية الشركة المرخصة عن تنفيذها وجودة مخرجاتها.
5.      حفظ سجلات التعاقد من الباطن.
6.      تمكين المركز من مراجعة تلك السجلات.​

تطبق أحكام إطار عمل وسياسة ترخيص الشركات دون إخلال بالأنظمة واللوائح والقرارات ذات الصلة.

يدخل إطار عمل وسياسة ترخيص الشركات حيز النفاذ من تاريخ الاعتماد من مجلس ادارة المركز (بعد 90 يوماً) ويعد الإطار العام لترخيص شركات التفتيش والرقابة كجزء أساسي من اصدار أدلة ولوائح وأنظمة.

​تُعد المعايير الواردة في هذا الملحق معايير عامة، وتُحدد لوائح الترخيص بحسب المجال الرقابي المعايير التفصيلية والمتطلبات الفنية والحد الأدنى اللازم لاستيفائها.